Vous êtes organisateur de conférence et un intervenant ne peut tenir sa présentation en direct sur scène. Les raisons sont multiples, et cela arrive régulièrement, depuis la crise sanitaire en particulier.

La vidéo apporte ici un vrai plus.

La solution pour faire intervenir un expert lors d’une conférence

La vidéo est un outil de communication extraordinaire. La captation vidéo d’une conférence se réalise généralement avec plusieurs cameras qui filment la scène incluant souvent un grand écran et le conférencier sur la scène.

Deux cameras sont placées au fond de la salle et filment ainsi plusieurs angles pouvant inclure le public de dos. Une camera est placée entre le public et la scène, pour filmer soit le public, soit des plans rapprochés du conférencier. Les images sont traités par une régie qui enregistre, mixe, et diffuse les images vers internet, mais projette aussi sur grand écran les images du conférencier.

Cela se complique lorsqu’il faut intégrer des intervenants à distance.

Dans ce cas il faut projeter les images et le son fournis par ce conférecier à distance, afin que le public présent dans le salle puisse le voir, et l’entendre.

Mais ce conférencier, il doit aussi voir ce qui se passe dans la salle ou est projeté son image, et peut être son powerpoint. Il faut donc aussi lui envoyer des images de la salle en retour.

Et comment controler l’avancement de son powerpoint ? Dans une visio-conférence on a souvent tendance à partager son écran. Cependant ce partage va générer d’autres problématiques, aussi bien en salle que pour la régie, voir même chez le conférencier à distance.

Il existe heureusement des solutions pour gérer ce powerpoint. C’est un des nombreux rôles de la régie. Son rôle est de faire de votre événement un évenement audiovisuel pour ceux qui sont dans la salle, le public, mais aussi pour le public sur internet. La régie gère les affichages des images et du son, que ce soit en salle, ou sur internet et pour le conférencier.

Comment le conférencier peut-il alors faire avancer son powerpoint ?

Dire le « slide suivant » est une option très simple, pas très élégante, mais qui à le mérite de fonctionner dans pratiquement tous les cas. D’autres solutions simples existent, et permettent au conférencier intervenant à distance, de controler l’avancement de son powerpoint. La régie peut vous fournir des solutions basées sur un « internet clicker », permettant de faire avancer le powerpoint.

Un « internet clicker » est une petite application que l’on peut trouver sur son téléphone (via le navigateur internet) ou dans le navigateur de l’ordinateur devant lequel se trouve le conférencier.

Il s’agit d’une sorte de télécommande, comme on les utilise en salle, mais la c’est par le lien internet.

Reste un point délicat, l’audio.

Comment regler l’audio dans la salle et chez le conférencier à distance ?

La complexité vient du fait que la salle doit entendre et être entendu par le conférencier, et pour le conférencier il ne s’agit pas d’entendre sa propre voix en echo. En même temps les internaautes qui regardent la conférence à distance doivent entendre les deux.

Il s’agit ici de créer des routes audio, des bus en langage technique. C’est relativement, j’ai bien dit relativement, simple : la salle de conférence c’est le bus A, le conférencier à distance le Bus B, et internet le MASTER.

Compliquons les choses, juste un peu. Puisque dans la salle on projette des vidéos, de la musique, des conférenciers, en salle et à distance, un public en salle et à distance.

Cela pourrait se faire avec un simple logiciel de visio-conférence, mais la qualité des logiciels de visio-conférences n’est pas toujours au rendez vous. Cela peut se faire avec une connectivité à internet en fibre, mais la aussi ce n’est pas toujours le cas. Puis il y a les imprévus, les aléas, les erreurs de manipulation.

La réalisation, la régie, le chef d’orchestre d’une conférence

Vous l’aurez vite compris, la régie est essentielle dans la gestion de flux audiovisuel : Projetter les images en salle, en provenance du powerpoint du conférencier en salle, gérer le son du même conférencier pour l’envoyer dans la salle, mais aussi à ceux qui sont à distance. Projetter les images et son du conférencier à distance, et aussi son powerpoint, dans la salle, et vers internet. Permettre d’interagir entre la salle et ceux à distance.

C’est un metier complexe, et à part. Il peut être assisté par des techniciens supplémentaires, pour le son, la lumière, la prise en charge de ceux qui sont à distance. Cela dépend de la complexité, tant en salle, tant à distance, tant vis à vis des enchainements, et bien entendu de la stabilité de la bande passante.

Un grand groupe industriel allemand disait de moi que je suis un généraliste, avec une vue globale. C’etait à propos de l’informatique et du réseau international du groupe. Ajoutez à cela mon expérience de l’audiovisuel et de l’image et de l’internet.

Quel apport pour l’intervenant à distance, le conférencier ?

Mon rôle pour le conférencier est de mettre en place, ou de lui suggèrer la mise en place d’outils pour le mettre en valeur lors d’une conférence à distance.

Cela peut passer par l’acquisition d’outils, par une mise en scène de sa prestation, par l’enregistrement de sa prestation à distance, par de la methodologie pour la réalisation.

La premiere approche est un « faire connaissance » de votre environnement en visio conférence.

Gilbert Wayenborgh
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By Gilbert Wayenborgh

Présent sur internet depuis 1992, indépendant depuis 1996 sur Internet. Analyste Programmeur, Météorologue, Photographe, et entrepreneur il travaille autour des sujets du marketing en ligne depuis vingt ans. Parmis ses sites : Deepindex Moteur de recherche DigitalNews TV audiovisuel Ancien membre La Mélée (La mélée de Montpellier) Linkedin : Gilbert Wayenborgh